Em tempos de crise, não basta apenas pensar nos ajustes de orçamento que deverão ser feitos, é preciso também pensar em como alcançar melhores resultados. Para isso é importante que o empresário pense em como pode otimizar os processos da sua empresa para garantir a sobrevivência e retomar o crescimento.
Empresas que tiverem seus processos demorados e complexos estão fadadas a não sobreviverem a crise que estamos vivendo. É preciso agilidade, respostas rápidas a clientes, fornecedores e colaboradores. Esse novo momento exige simplificar etapas e realizar uma gestão mais ágil.
A otimização de processos garante maior agilidade e eficiência e promove um nível de satisfação superior aos clientes, fornecedores e colaboradores, por meio da padronização e simplificação de procedimentos do dia a dia, sejam procedimentos de vendas, administrativos ou operacionais.
A otimização de processos define um conjunto de ações para reduzir (ou eliminar) gastos desnecessários, sejam de materiais, equipamentos ou horas de trabalho. Para otimizar os processos, primeiro é preciso mapear e conhecer de forma real todo o funcionamento da organização. Entender como sua equipe trabalha e executa as atividades no dia a dia, como é feita a produção/ serviços, analisar se há um padrão ou se cada um faz à sua maneira, ou a cada dia é feito de uma forma diferente.
Esse mapeamento é feito por meio de entrevistas individuais e em grupo e observação. Ao mapear e analisar todo o ciclo de trabalho você poderá identificar os pontos críticos, as falhas que muitas vezes estão ocultas a gestão. Você poderá compreender as atividades que estão gastando mais tempo e pensar em ações que possam melhorar a execução destas atividades, também pode saber quais atividades agregam e geram valor, quais recursos e procedimentos estão consumindo maiores recursos humanos e financeiros nas atividades organizacionais e quais são os eventuais gargalos que estão impedindo que a empresa alcance melhores resultados.
Gaste algumas horas para fazer este mapeamento. Entenda como sua empresa funciona, a partir daí você pode compreender, aprimorar, inovar, mensurar, quantificar e monitorar cada etapa visando ganhos de produtividade e resultados.
Após o mapeamento, reúna a equipe e tente discutir ações de melhoria, formas padronizadas de realizar as atividades.
Sabendo das necessidades da empresa é possível investir em soluções informatizadas e em parceiros que podem apoiar a sua gestão, além de identificar necessidade de desenvolver a sua equipe.
Defina uma nova forma de trabalhar e divulgue para todos, é importante que todos tenham conhecimento dos processos para que possam funcionar como um time.
Mesmo as pequenas otimizações podem trazer inúmeros benefícios para uma organização, como:
· Redução dos custos;
· Organização e Segurança dos dados;
· Geração de maior motivação aos colaboradores (através da padronização e simplificação dos procedimentos);
· Organização e otimização do tempo
· Maior satisfação dos clientes;
· Agilidade no atendimento e na entrega;
• Maior competitividade no mercado.
O sucesso da otimização dos processos é resultado de um bom mapeamento e organização das atividades de cada área e principalmente da integração destes processos entre as áreas.
Como é a otimização de processos na sua empresa? Compartilhe conosco suas experiências através de um comentário no post. Esperamos sua contribuição!
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