A melhor forma de otimizar custos, reduzir despesas e melhorar a eficiência operacional é por meio da gestão dos processos internos. A gestão de processo permite entender a rotina da organização e otimizar a gestão das atividades da empresa.
São várias as atividades e funções que existem em uma empresa, desde a busca por clientes até o pós-venda. O conjunto dessas atividades exige organização, para não desperdiçar recursos, tempo e comprometer a qualidade do serviço. Para que todo o processo aconteça da maneira desejada é importante que haja conhecimento e acompanhamento contínuo em todas as etapas.
Para que sua empresa possa pensar no futuro, precisa entender quais as tarefas que trazem resultados, quais as tendências do mercado para execução e gestão para que possa pensar em estratégias de melhoria seja para retomada das atividades, recuperação da empresa ou crescimento.
Para que tudo isso aconteça na velocidade que o mercado está caminhando e com as mudanças que estamos vivenciando, é preciso pensar urgentemente na implantação da tecnologia como aliado da gestão, bem como a terceirização de funções para que possa ter mais especialização e qualidade dos processos, concentrando assim esforços naquilo que é a atividade “core” da empresa.
Abaixo, trazemos algumas das principais estratégias e etapas que utilizamos para apoiar as empresas neste processo:
1) Mapeamento – você precisa por coletar as informações sobre os processos, incluindo entrevistas com as pessoas envolvidas, entendendo as tarefas e funções de cada um na empresa.
2) Modelagem – estruturar o fluxo dos processos, para trazer clareza sobre os passos necessários a fim de poder organizar e padronizar a execução das tarefas;
3) Oportunidade de melhoria – analisar as etapas anteriores e identificar gargalos, desperdícios, custos desnecessários, retrabalhos por falhas no processo e pontos a serem fortalecidos/adequados para alcançar os resultados esperados.
4) Implantação e padronização – é a hora de colocar todas as sugestões de melhoria identificados no 3º passo em ação e treinar as pessoas.
5) Monitoramento – após a implantação, é fundamental o acompanhamento contínuo. Isso pode ser feito por meio de indicadores de desempenho para mensurar os resultados, permitindo assim agir e corrigir com rapidez eventuais mudanças, falhas e desperdícios.
Muitas pequenas empresas podem achar que isso tudo não faz parte da sua realidade, mas é aí que se enganam. A gestão de processos se aplica a todo tipo de empresa e segmentos pois uma pequena empresa precisa otimizar os recursos existentes e trabalhar de forma mais ágil para concorrer e atender aos grandes, e nisso os processos bem definidos são de grande relevância para garantir a sustentabilidade, acompanhar o mercado e crescer de forma estruturada.
Se, em um primeiro momento, estas etapas parecem algo de difícil realização, quando implementadas agilizam o fluxo da informação e contribuem para melhorar a velocidade de resposta às grandes mudanças do mercado. As principais vantagens de contar com uma consultoria de processos é a agilidade e a facilidade na execução destas atividades, além da economia de tempo e uma visão mais especializada e imparcial. E, algo que deve ser plenamente considerável, é que uma consultoria deve ser vista como um investimento, uma vez que trará um duplo retorno ao negócio: economia de recursos e aumento da capacidade a partir da melhoria dos processos.
Juliana Zanolli é Sócia e Especialista em Gestão de Processos e Treinamentos da Z2D Consultoria.
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